Μετά από κάθε απογραφή και εντός 30 ημερών από τη διενέργειά της και πριν τις 15 Δεκεμβρίου, ο κάτοχος διαβιβάζει αντίγραφο της σχετικής σελίδας του μητρώου στα Κτηνιατρικά Γραφεία Γρεβενών και Δεσκάτης, ανάλογα της περιοχής που ανήκει η εκμετάλλευση, για να γίνει από την Υπηρεσία μας η εισαγωγή των στοιχείων στην ηλεκτρονική βάση δεδομένων, ενώ το πρωτότυπο παραμένει στην εκμετάλλευση του κτηνοτρόφου.